El sistema possibilita la definició gràfica de guies de tramitació en què l'usuari administrador defineix en el mateix sistema els passos o les fases que ha de seguir l'expedient. Amb independència d'allò exposat, la tramitació de cada expedient es pot fer de manera lliure o guiada segons l'elecció de l'usuari. En el cas de triar la tramitació guiada, es permet a l'usuari alterar l'ordre de tramitació predefinit.
El control sobre la disponibilitat de crèdits es fa des del primer moment de la vida de l'expedient a través de la "reserva de crèdit". Per a això, Documenta enllaça amb Avance i actualitza els imports corresponents en l'exercici corrent -reserva de crèdit-. En cas que no es vulgui aquest control, es poden capturar operacions de pagament directe a través del sistema habilitat per a això al mòdul de justificants de la despesa.
Quan s'associa a un expedient un document comptable, el mòdul entra en comunicació directa amb DocuConta per completar-ne l'elaboració amb les dades que no cal portar a Documenta, però que són necessàries per donar validesa al document, i amb Avance a fi de mantenir actualitzada la situació de l'avanç de l'execució pressupostària.
Cada fase de tramitació pot portar associats un conjunt de documents administratius. Per a l'edició dels documents administratius, Documenta connecta amb el processador de textos Word de Microsoft, en què es troben predefinits els documents d'ús habitual. El sistema permet que l'usuari generi i catalogui les plantilles dels informes administratius habituals aprofitant les utilitats del processador de textos Word, sempre que les dades a incloure-hi es trobin definides en la base de dades de Sorolla.
En tot moment, des de qualsevol lloc autoritzat es pot consultar la documentació administrativa i comptable de l'expedient.
El mòdul Documenta es comunica i complementa amb el mòdul de Justificants de la despesa, formant un conjunt integrat de manera que el registre de factures i contractes es manté al mòdul de Justificants de la despesa -que als efectes es pot veure com un component més de Documenta- i els expedients i les dades relatives a la seva gestió a Documenta. D'aquesta manera, les factures i els contractes associats als lliuraments de cada pagament a justificar s'associen a l'expedient que ha donat origen al lliurament, els justificants i contractes associats a una bestreta de caixa fixa s'associen a l'expedient de reposició de fons i els justificants i contractes associats als pagaments directes s'associen a l'expedient corresponent.