Les funcionalitats bàsiques del mòdul Justificants de la despesa són:
- Gestió de pagaments a través d'habilitat:
- Gestió de pagaments a justificar.
- Gestió de bestretes de caixa fixa.
- Gestió d'altres pagaments a través d'habilitat.
- Gestió de justificants de la despesa tramitats mitjançant el procediment de pagament directe al proveïdor.
- Gestió de comissions de servei, despeses de locomoció i dietes.
En el cas de pagaments a justificar, el sistema registra les dades del lliurament, l'ingrés del lliurament en el compte del caixer, els pagaments fets pel caixer amb els justificants corresponents, l'elaboració del compte justificatiu i l'acte de rendició del compte.
En el cas de bestretes de caixa fixa, el sistema registra la concessió de la bestreta, l'ingrés del lliurament en el compte del caixer, les operacions de redistribució a les subcaixes, els pagaments fets pel caixer amb els justificants corresponents, l'elaboració del compte justificatiu, l'acte de rendició del compte i les operacions destinades a la reposició de l'import justificat.
En el cas d'altres pagaments a través d'habilitat, el sistema registra l'ingrés en el compte del caixer i l'operació de pagament per part del caixer.
En el cas de justificants de la despesa tramitats amb el procediment de pagament directe, el sistema registra els justificants i permet l'elaboració de documents comptables per tramitar-los posteriorment.
El mòdul inclou el control de les entrades i sortides de diners, ja sigui a través dels comptes corrents o a través de caixa, i serveix d'ajuda bàsica per a la conciliació dels comptes de bancs amb els extractes bancaris i l'arqueig de caixa. Els formats dels documents a emetre són els que defineix la Intervenció General de l'Administració de l'Estat.
L'operativa de gestió interna del mòdul es basa en l'existència d'un registre de justificants, un registre de contractes i una gestió bàsica de tercers.
Es disposa de la possibilitat d'associar els justificants de despesa als contractes.
En qualsevol cas, sempre atenent el que disposa l'Ordre del Ministeri d'Economia i Hisenda, d'1 de febrer de 1996, per la qual s'aprova la Instrucció d'Operatòria Comptable a seguir en l'Execució de la Despesa de l'Estat.
Aquest mòdul està adaptat a la Resolució de 23 de febrer de 1999 de la Intervenció General de l'Administració de l'Estat, per la qual es modifiquen les normes de comptabilitat de les caixes pagadores i els models normalitzats de comptes justificatius per al període transitori d'adaptació a l'euro.
En l'apartat relatiu a comissions de servei, gestió de despeses de locomoció i dietes, el mòdul possibilita, distingint entre allotjament, manutenció i locomoció, la gestió de bestretes, la liquidació de la comissió i en els casos en què hi hagi relacions comercials amb agències de viatge, la liquidació corresponent a l'agència.
El mòdul es relaciona amb altres mòduls d'acord amb els criteris següents:
- Amb DocuConta, per a l'emissió de documents comptables de reposició de fons caixa fixa i pagament directe.
- Amb Avance, per a l'actualització dels saldos de crèdits, a través dels documents emesos per DocuConta.