Mòdul de gestió d’inventari

1. El sistema per a la gestió de l'inventari de béns (GDI).

Dins el sistema SOROLLA, el mòdul de "Gestió d'Inventari" (GDI) intenta ser una eina útil per als diversos òrgans gestors als quals pot interessar, des de diverses perspectives, la composició de l'inventari d'un ens i la seva evolució en el temps.

Per a això, a GDI, es fa la gestió de forma individualitzada de tots els béns inventariables, és a dir, aquells que constitueixen l'immobilitzat, tant material com immaterial, de l'ens, sigui quin sigui el títol que doni lloc a la seva inclusió en l'inventari, així com dels drets que puguin recaure sobre aquest tipus de béns. En queda exclòs l'immobilitzat financer.

Tot això es fa d'acord amb allò que indica el capítol II de la Llei 33/2003 del patrimoni de les administracions públiques i tenint en compte la definició que aquesta Llei fa del patrimoni de les administracions públiques: "El patrimoni de les administracions públiques està constituït pel conjunt dels seus béns i drets, sigui quina sigui la seva naturalesa i el títol de la seva adquisició o aquell en virtut del qual els hagin estat atribuïts".

Aquest sistema va dirigit a les unitats amb competència en matèria de gestió patrimonial dels departaments ministerials i organismes públics vinculats a l'Administració General de l'Estat o que en depenen, que, d'acord amb l'article 33.1 de la Llei 33/2003 del patrimoni de les administracions públiques, actuaran com a òrgans auxiliars.

Entre els objectius que s'aborden a GDI es poden destacar:

La identificació unívoca dels béns que integren l'immobilitzat de l'ens.
L'aplicació sobre cadascun d'aquests béns dels principis comptables que els afectin, a fi de proporcionar una valoració fiable de l'inventari i un suport de la comptabilitat de l'ens.
El coneixement de la situació jurídica en què es troba cada bé, ja que això incidirà directament en les decisions sobre el seu ús, cessió, etc., així com sobre la seva valoració comptable i/o amortització. Cal assenyalar respecte d'això que a l'inventari han d'haver-hi tots els béns que tinguin relació amb l'ens, tant propis com arrendats, cedits, rebuts en cessió, o que l'ens posseeixi o utilitzi per qualsevol altre títol jurídic o carència d'aquest.
L'obtenció d'un informe amb la "quantificació de la diferència d'amortització acumulada i de l'exercici respecte al mètode lineal proposat "en la Resolució de la IGAE de 14/12/1999 "per la qual es regulen determinades operacions comptables a fer a final d'exercici: Amortitzacions de l'immobilitzat...".
Emmagatzemament de tota la informació que, no tenint efectes comptables, pugui ajudar els diversos òrgans gestors a una utilització més racional dels béns inventariables, servint també d'ajuda per a la planificació d'adquisicions i distribució dels diversos elements que componen l'inventari. Aquesta informació pot estar composta per dades o per documents (plànols, fotos, factures, etc.).
Generació de la història economicocomptable de cada element mitjançant operacions que reflecteixin cadascun d'aquests canvis d'acord amb la normativa vigent. Aquestes operacions es poden fer sobre un bé determinat o massivament sobre n béns. Un exemple d'això últim seria un expedient de baixa d'un nombre elevat de béns per canvi de mobiliari.
L'explotació de la informació que conté l'aplicació mitjançant l'assignació d'un perfil d'accés i/o treball personalitzable per a cada usuari, i l'obtenció de la informació més comuna mitjançant potents consultes paramètriques o bé generant consultes dissenyades pel mateix usuari que inclouen la possibilitat d'exportar el seu resultat a eines ofimàtiques.
Ajuda a la comptabilitat analítica, facilitant una distribució racional dels costos en centres i/o activitats, atès que permet fer un repartiment individualitzat de l'amortització, ja que aquesta es calcula per a cada bé tenint en compte totes i cadascuna de les vicissituds que li han succeït durant el període a amortitzar.

Per assolir els objectius anteriors, l'aplicació té la possibilitat d'una àmplia personalització de l'organització de l'inventari per a cada ens, així com d'un potent perfil d'usuaris que comprèn tant les funcions que cada usuari pot fer com a quins béns pot tenir accés.

Recentment, s'ha posat en producció una aplicació dissenyada per a la recollida de dades de la càrrega inicial de l'inventari, com a complement al sistema GDI.